16/05 - Airton Guerner* para Notícias Contábeis do Contabilidade na TV


Manter um escritório contábil não é fácil. São vários os custos envolvidos: mão de obra, que nem sempre é qualificada, aluguel, água, energia, etc... Só para citar os mais comuns.

Um outro tipo de custo que não pode ser ignorado hoje, é o gasto com as licenças de software.

São tantas as obrigações entregues unicamente por meio eletrônico que é impossível manter um escritório sem computadores. E computadores precisam de softwares para funcionar.

Além do sistema contábil, imprescindível hoje em dia, existem vários outros softwares necessários para execução das tarefas diárias.

Há o sistema operacional, pacote office, antivírus, software de backup, entre outros.

Você pode dizer: mas isso o meu “TI” instala por R$ 100,00. Mas será que vale a pena?

Além da questão de segurança (pois estes softwares piratas podem abrir brechas na segurança e com isso expor o seu escritório a um ataque hacker) há também o perigo de uma multa que pode chegar a até dez vezes o valor da licença original.

A versão desktop do “Windows 10 Pro” custa cerca de R$ 420,00. Já a versão para servidores “Windows Server 2012” sai por R$ 1.840,00. Faça as contas.

Pensando nisso, separei 5 programas gratuitos, e seguros, que podem ajudar o seu escritório contábil a economizar uma grana.

 1 – WPS Free for Windows 2016

Se você procura uma alternativa gratuita para o pacote Office, com certeza deve experimentar o WPS Office  Free. Com três programas básicos:
  • Writer - eficiente editor de textos com leitor e criador de PDF; 
  • Presentation - similar ao Power Point permite a criação de belíssimas apresentações multimídias de forma fácil e descomplicada;
  • Spreadsheets - uma poderosa ferramenta de planilhas para processamento e análise de dados.
O destaque fica por conta da similaridade com a interface do Office da Microsoft, com isso os usuários mais chatos resistentes não deverão ter dificuldades em adotar esta solução.

Possui idioma português do Brasil assim como corretor ortográfico. Uma das vantagens que merece destaque é a organização em abas quando se trabalha com múltiplos documentos, seja editando textos, criando planilhas ou apresentações.

Disponível no link: https://www.wps.com/download

2 – eM Cliente

É possível gerenciar contas de e-mail em navegadores de Internet, mas há usuários que preferem receber, enviar e organizar seus e-mails e tarefas em um programa dedicado a essa função.

O eM Cliente é um ótimo gerenciador gratuito com suporte ao nosso idioma e que conta com uma interface similar ao Outlook.

Fácil de configurar, oferece suporte aos principais serviços de e-mail com destaque para a possibilidade para integração com serviços de mensageiro instantâneo especialmente no uso de servidores de e-mail que oferecem essa funcionalidade, como Gmail com Hangouts ou Outlook.com com Skype.

O único ponto negativo é a que a versão free é limitada a duas contas de e-mail.

Disponível no link: http://www.emclient.com/download

3 – Antivírus

É praticamente impossível ficar sem um antivírus hoje em dia.

As ameaças podem vir de vários lugares, e-mails, sites não confiáveis, os tão populares pendrives que passam de micro em micro, entre outros.

Os problemas causados vão desde uma lentidão na rede, que vai causar instabilidade e perda de produtividade até o tão temido, e cada vez mais comum, “sequestro de dados”.

Independente do seu escritório ter trinta terminais ou apenas um, é imprescindível a utilização desta ferramenta.

Separei alguns dos melhores antivírus gratuitos para ajudar a proteger os seus dados e de seus clientes:
  • Avast Free Antivírus
O Avast é mais um daqueles antivírus feitos para suprir as necessidades dos mais diversos tipos de usuários. Ele possui resultados de detecção excelentes (um dos melhores de antiphishing), oferece verificação de segurança da rede e do seu roteador, tem gerenciador de senhas integrado, scan de softwares desatualizados, varredura de sobras de limpezas do sistema, recuperação de disco e etc.

No fim das contas, o Avast é mais uma excelente opção para quem está procurando uma proteção gratuita, ele é capaz de monitorar a situação de outros aspectos que podem influenciar na proteção da sua máquina, como a atualização de softwares.

  • AVG Free Antivírus
Ele possui excelentes resultados de detecção de malwares, bloqueando quase todas as ameaças, assim como links maliciosos. O plugin de segurança da web também é um adicional interessante, ele oferece classificações para o software que você está acessando dizendo se ele possui algum conteúdo malicioso.

  • Panda Free Antivírus
O Panda é definitivamente um dos melhores antivírus gratuitos que você poderá encontrar, ele consegue se sair melhor do que até mesmo algumas versões de softwares pagos. Ele possui vários recursos interessantes que muitas vezes poderiam requisitar a instalação de outros softwares em seu computador, como a recuperação de disco, proteção e vacinação de dispositivos USB e monitorador de processos.

Não existem motivos para você descartar a possibilidade de ter o Panda instalado em seu computador, ele é excelente em todos os aspectos e não lhe faltam recursos extras caso você precise de algum deles.


4 – Cobian Backup

Se tem uma coisa que um escritório contábil não pode deixar de lado é a segurança de seus dados. 
Se o escritório não tiver uma cópia de segurança, isso pode comprometer a credibilidade e até a continuidade do negócio.

Com vários anos no mercado e totalmente gratuito, o Cobian Backup é referência quando se trata de implementar uma rotina de backup eficiente e de baixo custo.

Conta com várias funcionalidades como a possibilidade de agendar várias tarefas independentes, de programar ações antes e depois dos backups e a possibilidade de salvar as cópias nas nuvens.


5 – Gerenciadores de Tarefas

Com dificuldade de se organizar, sempre esquece alguma entrega ou obrigação acessória e por conta disto teve de arcar com aquele multa?

Resolva seu problema com estas ferramentas online gratuitas, que vão te ajudar a criar listas de tarefas e não esquecer mais os seus compromissos. 

1 - Asana
No Asana você pode organizar as suas tarefas de acordo com as datas de entrega ou com a prioridade de cada uma, além de incluir até 15 pessoas no mesmo projeto gratuitamente. Caso você queira adicionar mais pessoas terá que pagar uma taxa mensal.

Disponível no link: https://asana.com/

2 - DO
O seu problema está em dividir tarefas com colegas de trabalho? O Do facilita as coisas para você: nele, você seleciona a pessoa que deverá cumprir a tarefa determinada. No momento em que você fizer essa seleção, o escolhido receberá uma espécie de convite seu dizendo o que precisa ser feito. Ele é totalmente gratuito e a única exigência é que todos tenham contas no Google.

Disponível no link: https://do.com/

3 - Evernote

O Evernote permite não só que você crie listas de tarefas, mas também que organize seus arquivos e documentos de uma forma lógica e eficiente, de acordo com a sua necessidade. O melhor de tudo é que você pode ter acesso às anotações a qualquer hora por meio dos aplicativos para iOS e Androi.

Disponível no link: https://evernote.com/

Veja com o seu fornecedor de software contábil se ele possui uma ferramenta especializada e integrada com o seu ambiente contábil. Desta forma fica muito mais fácil e eficiente controlar os prazos de entrega.

Um bom exemplo disto é a SCI Sistemas Contábeis que possui um gerenciador integrado com todos os setores da contabilidade, fiscal, folha, contabilidade e ERP contábil. 


*Airton Guerner - MBA em Governança de TI - ICPG, Pós Graduado em Consultoria e Implantação de Software - ICPG, Bacharel em Sistemas de Informação - Uniasselvi. Trabalha na SCI Sistemas Contábeis como coordenador do suporte ao cliente  - Escrita Fiscal. Articulista do Blog Contabilidade na TV desde 2017.
Linkedin:  www.linkedin.com/in/airton-guerner-amandio-b91444b9








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